エクセルで予実管理表（予算管理表）を作る方法を解説！
「予算管理をしたいけれど、エクセルやパソコンにはあまり詳しくない…」そんな悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。エクセルを使えば、複雑なソフトウェアを使わなくても、自分で簡単に予実管理表（予算管理表）を作成し、予算を管理することができます。
この記事では、エクセルを使って予実管理表を作る方法を詳しく解説します。テンプレートを活用する方法や、正確で適切な予算を設定するコツ、計算式を利用して自動で計算する便利な手法など、取り組みやすい内容です。
エクセルでの予算管理に興味がある方や、これから予算管理を始めたいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にして、効率的かつ簡単に予算管理を行ってみてください。
予実管理（予算管理）とは
予実管理とは、あらかじめ設定した予算と実際に発生した支出や収入を比較・分析することで、計画と現実の差異を把握し、経済的な目標達成を支援する管理手法です。
予算とは、将来の収入や支出を予測して設定した計画を指し、事前にどのくらいのお金を使うべきか、どれだけの収入を見込めるかを数値で示したものです。これに対して「実績」は、実際に発生した金額を指します。
予実管理の主な目的は、計画と実績の差異を明確にし、必要に応じて計画を修正したり、支出を抑えたりすることです。これにより、無駄な支出を抑え、計画通りに資金を運用することが可能になります。
エクセルで予実管理表（予算管理表）を作る方法
エクセルは、ビジネスにおける予実管理を行うための優れたツールです。使い慣れたエクセルを活用することで、コストをかけずに効率的な予算管理が可能になります。ここでは、ビジネスの予算管理表を作成する方法について、必要な項目の決め方からデータ入力、計算式の設定まで、具体的な手順を紹介します。
必要な項目を決める
まずは、予実管理表に必要な項目を決めることから始めましょう。項目を設定する際には、あまりにも多くの要素を含めてしまうと、かえって管理が複雑になり、表の使い勝手が悪くなります。そこで、シンプルで明確な項目設定を心がけることが重要です。
- 収入項目の決定
収入には、売上高やサービス収益、投資利益などの主要な収入源を設定します。必要に応じて、収益の種類ごとにさらに細かく分類することも可能ですが、基本的には大きなカテゴリにまとめておくことで、表が見やすくなります。
- 支出項目の選定
支出に関しては、経費の大項目を設定します。たとえば、「人件費」「営業費」「広告宣伝費」「オフィス管理費」「ITインフラ費用」など、ビジネス運営に必要な主要な費目をリストアップします。これもまた、項目を細分化しすぎると表が煩雑になるため、シンプルな構成にとどめることがポイントです。
- その他の項目設定
もし特定のプロジェクトや部門ごとの管理が必要であれば、項目に「プロジェクト名」や「部門名」を追加します。このようなカスタム項目を設定することで、異なる視点からデータを分析することができます。
テンプレートを利用するのもおすすめ
エクセルでの予算管理表作成に不安がある場合は、テンプレートを利用するのがおすすめです。テンプレートには、一般的なビジネス予算項目や計算式が既に設定されているため、入力するだけで手軽に予実管理が開始できます。Office テンプレートをダウンロードし、自分のビジネスニーズに合わせてカスタマイズするのも良い方法です。
予算を決める
次に、各項目に対する予算額を設定します。このプロセスは、ビジネスの目標や市場状況に基づいて行われるべきです。適切な予算設定を行うことで、効果的な資金配分とコスト管理が可能になります。
明確な予算にする
予算を設定する際には、各項目ごとに具体的な数値を明確にすることが重要です。たとえば、「人件費」の予算を設定する場合、年間の人件費の合計金額を見積もり、その金額を月ごとや四半期ごとに分配します。収入についても同様に、過去のデータや市場予測に基づいて、売上高やサービス収益の予測を立て、それを予算として設定します。
予算を明確にすることによって、実際の収支と比較する際にどの部分で乖離が発生しているのかが明確になり、迅速な対応が可能になります。
適正な予算設定にする
予算の設定で最も重要なのは、「高すぎる」または「低すぎる」予算設定を避けることです。たとえば、広告宣伝費に過剰な予算を割り当てても、実際に見合った効果が得られない場合があります。一方で、必要な人材育成費を削りすぎると、長期的にはビジネスの成長を阻害することになります。適正な予算設定を行うには、過去の実績データや業界平均などを参考にし、現実的な数値を設定することが大切です。
また、季節変動や予期しない事態にも備えるために、一定の予算枠を予備として確保しておくことも推奨されます。これにより、柔軟な対応が可能となり、リスク管理にも役立ちます。
データを入力する
予算が設定できたら、実際の収支データをエクセルに入力していきます。この段階で、データを正確に入力することが、予実管理の精度を左右します。エクセルシートを用意し、以下のような項目を作成しましょう。
計算式を入力するのがおすすめ
エクセルの大きな利点は、自動計算機能を活用できる点です。すべてのデータを手動で計算するのは手間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも増えます。そこで、計算式を活用することを強くおすすめします。
例えば、売上の合計を計算するためには、=SUM(c3,c4,c5,c6,c7)のようなSUM関数を使って、指定した範囲内の数値を合計することができます。また、利益率を計算する場合には、=C2/B2のように数式を入力して自動的に計算させることが可能です。
さらに、IF関数を使えば、条件に応じて異なる値を表示することもできます。例えば、ある項目が予算を超えた場合にアラートを表示するなど、視覚的に分かりやすい表を作成できます。こうした自動計算機能を活用することで、より効率的で正確な予実管理が実現します。
予実管理表のポイント
エクセルで予実管理表を運用する際、効果的に活用するためにはいくつかのポイントを押さえることが重要です。ここでは、管理を続ける上での注意点と、最適な運用方法について解説します。
継続して更新する
予実管理表を作成したら、それを継続して更新することが最も大切です。予実管理は、毎月の収入や支出をしっかりと入力し、常に最新のデータを反映させることで意味を持ちます。
継続的な更新を怠ると、予実管理表は単なる形式的なものになってしまい、計画的な資金管理が難しくなります。また、データの更新を定期的に行うことで、月ごとの支出の変動や収入の傾向を把握しやすくなり、予算の修正や調整も迅速に行うことができます。
必要な項目のみを入力する
予実管理表を作成する際に、注意すべきポイントの一つが「必要な項目のみを入力する」ことです。エクセルの管理表は、必要以上に複雑化すると、管理が煩雑になり、分析も難しくなります。
予実管理表をシンプルに保つことで、分析がしやすくなり、管理の負担も軽減されます。シンプルで見やすい表を作成することで、計画と実績の差異が一目で分かりやすくなり、迅速に対策を講じることができるようになります。
定期的に予算を見直す
予実管理を効果的に行うためには、定期的に予算を見直すことが大切です。
時間が経つにつれて、収入や支出の状況が変わることは珍しくありません。新しい収入源が増えたり、予想外の支出が発生したりする場合もあります。こうした変化に対応するためには、定期的に予算を見直し、必要に応じて修正を行うことが重要です。
また、予算を見直すことで、次回の計画に反映させるべきポイントも見えてきます。例えば、毎月予算オーバーが続いている項目がある場合、その原因を分析し、次回の予算設定に活かすことができます。
こうした見直し作業を定期的に行うことで、予実管理の精度が向上し、長期的な財務管理においても大きな成果を得ることができるでしょう。
