エクセルで契約書管理する方法を解説！
大切な契約書。紛失したり、更新時期を忘れてしまったり、という経験はありませんか？エクセルを使えば、契約書情報を一元管理し、効率的に業務を進めることができます。
この記事では、エクセルを使った契約書管理のメリットやデメリット、具体的な管理方法、そして効率化のポイントを解説します。
契約書の探し物に時間を費やしている方、契約管理の効率化を目指している方必見です。エクセルで契約書管理を始めることで、業務の効率化だけでなく、契約に関するリスクを軽減することも可能です。
契約書管理とは
企業活動において、契約書はなくてはならない存在です。取引先との約束事を明確にし、トラブルを未然に防ぐために、契約書の作成・締結・管理は欠かせません。
契約書管理とは、企業が締結した契約書に関する情報を一元的に管理し、有効活用するための活動を指します。契約書は、企業にとって重要な資産であり、適切に管理することで、以下のようなメリットが得られます。
- 契約内容の把握
契約内容を瞬時に把握することで、似た内容を契約を再度することを防ぎます。 - 契約期限の管理
契約更新時期や解約時期を把握し、契約の失効を防ぎます。 - 情報共有
契約に関する情報を関係者間で共有し、業務効率を向上させます。
エクセルで契約書管理をするときのポイント
エクセルで契約書管理をするときのポイントを３点紹介します
一つの部署がまとめて管理する
企業において、契約書の一元管理は原則とされています。
契約書を一つの部署が管理することで、企業の法的リスクを軽減し、内部統制を強化することができます。
全ての契約書を把握することで、契約違反や債務不履行など、法的なリスクを早期に発見し、対応することができます。また、契約書の管理体制を統一することで、不正行為や情報漏洩のリスクを低減したり、必要な部署への情報の共有を早くしたりすることができます。
まずは新規の契約書のみを管理する
契約書の一元管理を始める際に、多くの方が「過去に締結した契約書はどうすればいいのか？」と疑問に思うことでしょう。 過去全ての契約を遡って管理するのは、時間と労力がかかり、現実的ではありません。
結論から言うと、まずはこれから新しく締結する契約書から台帳管理を始めましょう。
過去に遡ろうとすることで、かえって契約書管理のスタートが遅れてしまいます。全ての契約書を調べる間に、新しい契約がどんどん増えてしまい、管理が追いつかなくなる可能性があります。完璧主義に陥らず、まずは現在の契約から管理を始めることが重要です。 今後の契約からしっかりと管理することで、徐々に契約書管理の体制を強化していくことができます。
管理項目を絞る
契約書管理台帳を作成する際は、どのような情報を記録したいのか、事前に管理項目を決めておくことが重要です。管理項目は、契約書の種類や企業の規模、そして管理の目的によって異なります。
- 契約番号
- 契約分類（請負契約、売買契約など）
- 契約名
- 契約相手先
- 担当者
- 契約締結日
- 契約終了日
- 契約書の保管場所
契約書管理台帳を作成する際は、自社の業務内容や契約の種類に合わせた、最適な管理項目を設定することが重要です。管理項目を明確にすることで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
エクセルで契約書を管理する方法
エクセルでの契約書管理を始めるにあたり、誰が、どの部門で、どのように管理を行うかといった体制の構築が不可欠です。
まずはどこの部署が契約書を扱うかを決定します。法務部、総務部などの部署が扱うのがおすすめです。
次に、その部署の中で誰が契約書管理を担当するかを決めます。エクセル共同編集ができないので、契約書管理の担当者を決めて、その人が入力するのが適しています。
「管理項目を絞る」の項目で説明した通り、事前に管理項目を絞ることが重要です。ここでは一般的な管理項目を例として実際にエクセルで管理表を作成します。
- 契約番号
- 契約分類（請負契約、売買契約など）
- 契約名
- 契約相手先
- 担当者
- 契約締結日
- 契約終了日
- 契約書の保管場所
実際にエクセルに管理項目を入力します。
１行目に管理項目を入力します。
右クリック→セルの書式設定から罫線を整える。
罫線を選ぶと以下の画像のようになる。
完成した管理表に必要項目を入力していきます。
作成した契約書管理台帳と運用ルールを、関係部署に周知徹底し、円滑な運用体制を構築します。
作成した契約管理表の運用を開始します。
定期的に運用状況をレビューし、台帳の項目やルールの内容を最適化します。例えば四半期ごとに見直す等、見直しの頻度もルール化するのがおススメです。
エクセルで契約書管理をするメリット
契約書管理システムと比較して、エクセルを使った契約書管理には、主に以下の2つの大きなメリットがあります。
導入コストが低い
契約書管理システムは、導入時に高額な初期費用がかかるだけでなく、月額利用料も発生する場合がほとんどです。
一方、エクセルは、多くの企業が既に導入しているMicrosoft Officeに含まれているため、追加のソフトウェア費用はかかりません。特に、既に社内でエクセルが活用されている場合は、即座に契約書管理を開始することができます。
管理項目をカスタマイズできる
エクセルの最大の強みの一つは、その高いカスタマイズ性です。
パッケージ型の契約書管理システムは、あらかじめ決められた機能の範囲内でしか利用できません。そのため、自社の業務に特化した機能を追加したい場合、システムの改修が必要となり、時間や費用がかかってしまうことが多くあります。
一方、エクセルは、自由に項目を追加したり、関数を編集したりすることで、自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
エクセルで契約書管理をするデメリット
エクセルでの契約書管理は、手軽に始められる一方で、いくつかの課題も抱えています。契約書管理システムと比較した場合、エクセルには主に以下の点がデメリットとして挙げられます。
セキュリティに不安がある
エクセルを用いた契約書管理は、手軽に始められる一方で、セキュリティ面での課題を抱えています。特に、機密性の高い契約書を複数人で共有しながら、安全に管理するという点において、エクセルには限界があります。
契約書は、企業の重要な資産であり、不正アクセスや改ざんから厳重に保護する必要があります。エクセルでもパスワード設定などのセキュリティ対策は可能ですが、パスワードを設定すると社内全体に共有することが難しくなってしまいます。
データ量が増えるとファイルが重くなる
エクセルは、データ量が増えるにつれて処理速度が遅くなり、作業効率が低下する傾向があります。特に、契約書管理では、契約書の数が増えれば増えるほど、データ量は膨大になります。
このため、検索や集計などの作業に時間がかかり、結果として業務効率が低下し、人件費の増加にもつながる可能性があります。
