エクセルで研修管理はできる？研修管理におすすめの方法を紹介
あなたの会社では、社員の研修をどのように管理していますか？エクセルで苦労しながら管理していませんか？研修管理は多くの企業にとって重要な課題ですが、効率的な方法を発見するのは簡単ではありません。
本記事では、効果的な研修管理の方法について詳しく解説します。 Excelでの研修管理、LMS（研修管理システム）の活用例などを紹介します。
✓研修管理の重要性と課題
✓エクセル研修管理する時のメリット・デメリット LMSと比較
✓エクセルの研修管理表を作成方法
✓LMSを活用した研修管理の主要機能（日程調整、出欠管理など）
研修管理とは
研修管理とは社員がどのような研修を受けたのか、その進捗状況はどうなのかを把握することです。
研修によって社員の能力向上や業務効率化につなげるために、社員の受講状況を把握することは非常に重要だと言えます。
研修管理の主な目的は以下の通りです。
- 社員のスキルアップ支援
- 会社全体の生産性向上
- コンプライアンス遵守の徹底
- キャリア開発のサポート
これらの目的を達成するために、研修の計画から実施、そして評価までを一貫して管理することが求められます。適切な研修管理を行うことで、社員一人ひとりの成長を促し、会社全体の生産性を高めることができるのです。
エクセルで研修管理をすることは可能？
エクセルを使って研修管理を行うことは確かに可能です。しかし、結論から言えば、やや不便な面があることは否めません。エクセルの長所と短所を見ていきましょう。
エクセルのメリット
- 柔軟なデータ入力が可能
- 基本的な集計や分析が簡単
- ほとんどの企業で導入済みのソフト
エクセルのデメリット
- データ量が増えると処理が遅くなる
- 複数人での同時編集が難しい
- セキュリティ面での不安
以下の表で、エクセルと専用の研修管理システム（LMS）を比較してみましょう。
| ツール | エクセル | LMS |
|---|---|---|
| 初期コスト | 低い | 高い |
| 使いやすさ | 使い慣れている人が多い | 慣れが必要 |
| データ処理速度 | 遅い | 速い |
| セキュリティ | 弱い | 強い |
このように、エクセルでの研修管理には一長一短があります。小規模な管理であれば十分対応できますが、社員数が多く、研修の種類も豊富な場合は専用システムの導入を検討したほうがよいでしょう。
最終的には、会社の規模や予算、求められる機能などを総合的に判断して、最適な研修管理の方法を選択することが大切です。
エクセルで研修管理表を作る方法
エクセルを使って研修管理表を作成する方法をご紹介します。簡単な手順で効率的な管理表が作れますので、ぜひ試してみてください。
以上の手順で、基本的な研修管理表が完成します。必要に応じて、合計や平均を計算する数式を追加したり、グラフを作成したりすると、より使いやすい管理表になります。
まずは必要な管理項目を決めましょう。
一般的な項目としては、社員名、部署、研修名、受講日、受講状況などが挙げられます。これらをエクセルの1行目に入力していきます。項目は後から追加や変更もできるので、まずは基本的なものから始めるとよいでしょう。
受講日の列には、日付の入力規則を設定しましょう。これにより、誤った形式の日付が入力されるのを防げます。設定方法は以下の通りです。
- 日付を入力する列を選択する
- 「データ」タブから「データの入力規則」を選ぶ
- 「入力値の種類」から「日付」を選択し、適切な期間を設定する
受講状況の列はプルダウンメニューにすると、入力ミスを減らせます。設定手順は次のとおりです。
- 適当のセルにデータを入力する（例未受講、受講済み、キャンセル）
- 受講状況を入力する列を選ぶ
- 「データ」タブから「データの入力規則」を選択する
- 「入力値の種類」から「リスト」を選び、「ドロップリストダウンリストから選択する」にチェックマークを付ける
- 「元の値」に1に入力したデータ（例未受講、受講済み、キャンセル）のセルを選択する
これで基本的な設定は完了です。あとは実際のデータを入力していきます。入力する際のポイントは以下の通りです。
- データは漏れなく正確に入力する
- 定期的にバックアップを取る
- 複数人で管理する場合は、編集ルールを決めておく
以下の手順で、基本的な研修管理表が完成します。必要に応じて、合計や平均を計算する数式を追加したり、グラフを作成したりすると、より使いやすい管理表になります。
エクセルでの管理は柔軟性が高いですが、データ量が増えると処理が遅くなる可能性があります。そのため、定期的にデータの整理や不要なデータの削除を行うことをおすすめします。
エクセルで研修管理をするのが難しい理由
エクセルは多くの企業で利用されているツールですが、研修管理に活用する際にはいくつかの課題があります。ここでは、エクセルで研修管理を行う際の主な難しさについて詳しく見ていきましょう。
データ入力に時間がかかる
エクセルでの研修管理では、データ入力に多くの時間を要することが大きな課題となっています。一人ひとりの社員の情報、研修の種類、日程などを手作業で入力する必要があるため、膨大な時間がかかってしまいます。
さらに、入力ミスのリスクも高くなります。例えば、日付を間違えたり、名前の漢字を入力ミスしたりすることがあるでしょう。これらのミスは、後々のデータ分析や報告書作成時に問題を引き起こす可能性があります。
受講履歴の管理が難しい
受講履歴の管理も、エクセルを使用する上での大きな課題です。主に2つの方法がありますが、どちらにも問題点があります。
- 人事部門が一括管理する場合
-
- 情報収集に膨大な時間がある
- 入力ミスが起こりやすい
- 各社員が自身で入力する場合
-
- 未受講なのに受講済みにするなど、不正確な情報が入力されるリスクがある
- エクセルは同時編集ができないので、リアルタイムで反映できない
どちらの方法を選んでも、完璧な管理は難しいのが現状です。特に社員数が多い企業では、この問題がより顕著になります。
受講の日程調整が必要
研修の日程調整もエクセルだけでは難しい作業です。以下のような課題があります。
- 複数の候補日から最適な日を選ぶのに時間がかかる
- 急な予定変更に柔軟に対応できない
これらの調整をエクセルで行おうとすると、複雑な数式やマクロが必要になり、専門知識がないと対応が難しくなります。
研修管理はLMS（研修管理システム）がおすすめ
エクセルでの研修管理に課題を感じている企業にとって、LMS（Learning Management System研修管理システム）の導入がおすすめです。LMSを活用することで、研修管理の効率が大幅に向上し、社員の成長をより効果的にサポートできます。
LMS（研修管理システム）でできること
LMSは研修管理に特化したシステムで、多くの便利な機能を備えています。主な機能を紹介していきます。
日程調整
LMSの日程調整機能を使えば、煩雑だった研修のスケジュール管理が格段に楽になります。具体的には以下のようなことができます。
- 受講者自身による予約・キャンセル
- 社員が自分で都合のよい日程を選んで予約できる
- 急な予定変更にも柔軟に対応可能
- 空き状況の可視化
- 研修の空き状況がリアルタイムで確認できる
- 部屋や講師の予定も同時に管理
- 自動リマインド機能
- 研修の前日や当日に、自動で参加者にメールを送信する
- 参加忘れを防ぎ、出席率の向上につながる
これらの機能により、人事部門の負担が大幅に軽減されるだけでなく、社員の利便性も向上します。
出欠管理
LMSを使えば、出欠管理も簡単かつ正確に行えます。主な特徴は以下の通りです。
- リアルタイムでの出欠確認
- 研修当日の出欠状況をすぐに把握できる
- 急な欠席者への対応が迅速に行える
- 履歴の自動記録
- 誰がいつどの研修を受けたかが自動で記録される
- 手入力の手間やミスがなくなる
- レポート機能
- 部署ごとの参加率など、様々な角度から分析できる
- 経営層への報告資料も簡単に作成できる
これらの機能により、正確な出欠管理が可能になり、研修の効果測定にも役立ちます。
研修のテストや評価
LMSは研修後のフォローアップにも強みを発揮します。テストや評価に関する主な機能は以下の通りです。
- オンラインテストの実施
- 研修内容の理解度を確認するテストを簡単に作成・実施できる
- 結果は自動採点され、すぐにフィードバックが可能
- アンケート機能
- 研修の満足度や改善点を効率的に収集できる
- 結果は自動で集計され、次回の研修改善に活かせる
- 習熟度の可視化
- 社員ごとの研修の理解度や進捗状況を見える化できる
- 個々のスキルアップに合わせた研修計画が立てやすくなる
これらの機能を活用することで、研修の質の向上と、社員の成長支援が効果的に行えます。
LMSを導入することで、研修管理の効率が飛躍的に向上し、人事部門の負担軽減と社員の成長促進を同時に達成できます。もちろん、導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば、その投資に見合う効果が期待できます。
まとめ
研修管理は企業の成長と社員の能力向上に不可欠な取り組みです。効果的な研修管理は、社員の成長と企業の競争力強化に直結します。
適切な研修管理方法を選び、継続的に改善することで、社員の成長と企業の発展を効果的に支援できます。研修管理を戦略的に位置づけ、企業全体の競争力向上につなげていくことが重要です。
