エクセルを使った在庫管理表を紹介。見やすくて簡単に作れるテンプレートツールや、関数も紹介

スーツアップ(SuitUP)在庫管理はビジネス運営に欠かせない重要な業務のひとつです。

しかし、専用のシステムを導入するのは費用や手間がかかってしまうのが難点。

そこで、気軽かつコストを抑えて在庫管理ができる、エクセルでの在庫管理表を紹介します。

本記事では、エクセルを使った在庫管理表の作成方法、便利なテンプレートや関数を使った効率的な方法、そしてエクセルが向いている場合・向いていない場合について詳しく解説していきます。

エクセルで在庫管理表を作るのがおすすめな場合、おすすめでない場合

エクセルを使って在庫管理をすることには、メリットとデメリットがあります。

状況によっては非常に効果的ですが、逆に専用システムの方が向いている場合もあります。

まずはエクセルを使うべきかどうか、あなたの業務に合っているかを見極めましょう。

エクセルで在庫管理表を作るのに向いている場合

エクセルは、特に小規模なビジネスやシンプルな在庫管理に向いています。

以下のような場合には、エクセルで管理表を作成するのがおすすめです。

1. 少量の在庫管理の場合

管理する商品数が少なくシンプルな運用で十分な場合、エクセルは手軽で適しています。

個人事業主や小規模なビジネスなど、在庫の種類が1~20種類程度の場合はエクセルがおすすめです。

一方で、在庫の種類が100種類を超えるなど、多岐にわたる場合はエクセルではなく専用のツールを利用することがおすすめです。

2. コストをかけたくない場合

専用の在庫管理システムは高額なものが多いですが、エクセルなら初期コストがほとんどかかりません。

そのため、コストを抑えた運用をしたい場合に向いています。

「とりあえず、在庫管理を始めてみたい」

「予算に余裕がない中で利用してみたい」

場合にはエクセルを利用するのがおすすめです。

3. 社内に非エンジニアが多い場合

エクセルは広く普及しているため、ITに詳しくなくても比較的簡単に扱える点が強みです。

エンジニアリングがなく、利用することができるので、社内に非エンジニアが多いときでも気軽に利用できます。

また、広く普及していることからアルバイトなど非正規雇用が多いとしても問題なく使えるでしょう。

エクセルで在庫管理表を作るのに向いていない場合

一方で、以下のようなケースでは、エクセルではなく専用の在庫管理ツールを検討した方が良いかもしれません。

1. 在庫が大量にある場合

商品数が増えると、エクセルのシート上での管理が煩雑になり、ミスが発生しやすくなります。

また、エクセル自体の動作が重くなるため、効率的な運用が難しくなります。

100種類を超える商品を定常的に扱う場合や、そもそもの在庫数が多い場合は専用のツールを利用することがおすすめです。

2. 複数の拠点やリアルタイム更新が必要な場合

在庫が複数の拠点で管理されている場合やリアルタイムでの更新が必要な場合、エクセルではデータの一貫性や即時反映が難しいです。

このような場合は、専用のクラウドシステムの方が適しています。

特に、海外と国内で両展開しているケースや、国内でも10店舗を超えるときに、一括管理をしたいならエクセルは推奨できません。

3. 自動化が求められる場合

エクセルでは関数やマクロを使うことで、ある程度の自動化は可能です。

しかし、完全な自動化や複雑な処理が求められる場合は、専用ツールの方が効率的です。

他にも、

「市場相場と自動で連携できるようにしたい」

「リアルタイムの売り上げと自動で連携できるようにしたい」

場合は、エクセルでは複雑な処理が求められてしまいます。

専用のツールを利用することがおすすめです。

テンプレートがあってすぐに使えるスーツアップ(SuitUP)がおすすめ

エクセルで一から在庫管理表を作るのは手間がかかります。

そこでおすすめなのが、あらかじめテンプレートが用意されているツール「スーツアップ(SuitUP)」です。

SuitUPでは、エクセルに不慣れな方でも簡単に在庫管理を始められるテンプレートが揃っています。

簡単なカスタマイズをするだけで、すぐに使える状態にできるため、手間をかけずにスタートしたい方に最適です。

• 初心者でもすぐに使える：専門知識不要で、テンプレートを選ぶだけで在庫管理表が完成します。
• カスタマイズも可能：業務に応じてカスタマイズができ、エクセルの柔軟性を損なうことなく使い勝手を向上させます。
• 低コストで導入可能：高額なシステム導入費用を避け、エクセルを使ったコスト削減が可能です。

エクセルで在庫管理表を作るときのポイント

エクセルを使って在庫管理表を作成する際には、いくつかのポイントに注意することで作業効率を大幅に向上させることができます。

事前に入れたい項目を整理しておく

在庫管理表を作成する前に、管理したい項目を整理しておくことが重要です。

例えば、商品名、商品番号、在庫数、単価、入庫日、出庫日など、必要な情報を決めておくことで、あとから追加する手間が省けます。

また、何を重視するかを明確にすることで、表の見やすさや使い勝手が向上します。

共同編集ができるようにしておく

複数のメンバーで在庫管理を行う場合は、エクセルの「共同編集」機能を活用しましょう。

クラウドにファイルを保存することで、誰でもリアルタイムでデータを確認・編集できる環境を整えることができます。

特に複数の人が同時に作業を行うケースでは、データの整合性が保たれやすくなります。

OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

社内で言葉を統一しておく

在庫管理を効率的に進めるためには、社内で使用する言葉や表現を統一しておくことが大切です。

商品名や分類方法、単位などを統一することで、データが混乱しにくくなり、スムーズな在庫管理が可能になります。

エクセルで在庫管理表を作るときの2つのタイプ

エクセルで在庫管理表を作成する際には、大きく分けて「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2つの形式があります。

ここでは、それぞれの特徴、メリット、デメリット、そしてどのような人に向いているかを解説します。

単票タイプ

単票タイプは、シンプルに1つの商品や在庫ごとの情報を個別に管理する方法です。

商品ごとの在庫状況を追跡したい場合には、この形式が便利です。

各行に商品情報を入力し、在庫数や入出庫履歴を一目で確認できます。

メリット

単票タイプのメリットは、何といっても「シンプルで直感的」かつ「エクセル初心者でも扱いやすい」ことです。

各商品についての情報を個別に記載するため、管理が非常にシンプルで直感的です。

特に在庫数の確認がすぐにでき、更新作業も簡単です。

また基本的なエクセルの機能だけで十分運用できるため、エクセルに慣れていない人でも取り組みやすい形式です。

商品ごとの在庫数や日付の変動を一目で確認できるため、データの可視化がしやすいのも特徴の一つです。

デメリット

逆にデメリットとしては、「大規模な在庫には不向き」や「複数拠点での管理が難しい」などがあげられます。

商品数が多くなるとシートが膨大になり、情報の整理が難しくなる可能性があります。

また管理する商品数が増えると、エクセルの負荷も高くなり、動作が重くなることもあります。

さらに単票タイプでは、複数の拠点や倉庫で在庫を管理する場合、別々のファイルやシートで管理する必要があり、統合管理が困難になります。

おすすめな人

単票タイプは、商品数が少なく管理が単純な場合に向いています。

小売業や個人事業主など、比較的少ないアイテムで在庫を管理している方に最適です。

また、ITに詳しくなくてもエクセルの基本的な使い方さえ理解していれば運用できるため、エクセルに不慣れな人におすすめです。

専用システムに投資する前に、簡単に在庫管理を始めたい人にも最適です。

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは、商品ごとの移動履歴を記録することで、リアルタイムで在庫状況を把握できる仕組みです。

商品の移動や在庫の変動を管理する際に役立ちます。

複数の倉庫間で在庫が移動する場合や、異なる拠点での在庫管理を行う場合に適しています。

メリット

在庫移動表タイプの主なメリットは、「複数拠点での在庫管理に対応できる」や「履歴が残る」、「在庫不足や過剰在庫の防止」などがあります。

在庫移動表は、複数の倉庫や支店で在庫が移動する場合でも、一元的に在庫の動きを管理できます。

全体の在庫の流れが可視化されるため、効率的な運営が可能です。

また商品の移動履歴が残るため、どのタイミングで、どこに在庫が移動したのかを後から確認でき、トレーサビリティが向上します。

さらに在庫がどこにどれだけあるかが一目で分かるため、在庫不足や過剰在庫を未然に防ぐことができます。

デメリット

デメリットは、「設定がやや複雑」であり、「リアルタイムの管理が難しい」ことなどがあげられます。

在庫移動表タイプは単票タイプに比べ、エクセル内での設定が複雑です。

各拠点や倉庫間の移動を反映させるための数式や関数を駆使する必要があります。

またエクセルではリアルタイムでの在庫データの更新が手動になるため、大量の商品が頻繁に移動するような場合には、追いつかないことがあります。

おすすめな人

複数の倉庫や支店で商品が管理されている場合、在庫移動表はその動きを効率的に管理するのに適しています。

商品の移動履歴をしっかりと把握したい人や、後から在庫の変動を確認する必要がある人におすすめです。

関数や表の設定に慣れている方であれば、在庫移動表の形式を活用して、複雑な在庫管理を行うことができます。

エクセルで在庫管理表を作るときの作り方

エクセルを使った在庫管理表の作成方法を、単票タイプと在庫移動表タイプに分けて解説します。

単票タイプの作り方

在庫移動表タイプの作り方

エクセルで在庫管理表を作るときに使いたい機能

エクセルには在庫管理に便利な機能が豊富に揃っています。

ここでは特に役立つ3つの機能を紹介します。

条件付き書式

条件付き書式を使うと、特定の条件に該当するセルの色を自動的に変更できます。

例えば、在庫数が一定数以下になった場合にセルの色を赤にすることで、在庫が不足している商品を一目で把握できます。

データの入力規則

データの入力規則を使えば、入力ミスを防ぐことができます。

特定のセルに対して、数値のみ入力可能にする、選択肢をリスト形式で表示するなどの設定が可能です。

エクセルの関数

エクセルの関数を使えば、手作業での計算を自動化し効率的に在庫を管理できます。

特に、在庫管理に役立つ関数をいくつか紹介します。

sum関数

sum関数は、指定した範囲内の数値を合計するための関数です。

例えば、各商品の入庫数や出庫数を自動で集計し、総在庫数を表示するのに役立ちます。

countif関数

countif関数は、指定した条件に合致するセルの数をカウントする関数です。

例えば、特定の商品の在庫数が一定数以上になった場合にカウントするなど、在庫状況の確認に便利です。

エクセルで在庫管理表を作るのが大変ならテンプレート入りのSuitUPがおすすめ

もしエクセルで在庫管理表を1から作るのが面倒だと感じる場合、テンプレートが既に用意されているツールを使うのがおすすめです。

「SuitUp」はそのようなツールの一つで、あらかじめ用意された豊富なテンプレートがあり、初心者でも簡単に使い始めることができます。

カスタマイズの必要が少なく、時間を節約できるのが大きな魅力です。

SuitUpのメリット

• 初心者でもすぐに使えるテンプレートが多数揃っており、専門知識がなくても導入可能です。
• 各種設定があらかじめ組み込まれているため、エクセルの複雑な操作を覚える必要がありません。
• カスタマイズも可能で、自社の業務に合わせた在庫管理表を簡単に作成できます。

SuitUpはこんな人におすすめ

• エクセルでの在庫管理を簡単に始めたい人
• 関数や設定に自信がない人
• 初期投資を抑えつつ効率的な在庫管理を目指したい人

まとめ

エクセルを使った在庫管理表は、初心者でも簡単に始められる管理方法です。

また、条件付き書式や関数を活用することで、効率的な在庫管理が可能になります。

一方で、品目が増えたり複雑な在庫移動が発生したりする場合には、専用ツールの導入を検討するのも良いでしょう。

特に「SuitUp」などのテンプレートツールは、初心者にも扱いやすく、スムーズに管理業務を始められる点が魅力です。

目的に合ったツールを活用することで、在庫管理の効率化を期待できるでしょう。